01Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest SAMTRENING Sp. z o.o., prowadząca studio treningu personalnego pod adresem Plac Na Groblach 23, 30-101 Kraków. Odpowiadamy za to, w jaki sposób zbieramy, przechowujemy i wykorzystujemy Twoje dane, oraz za ich bezpieczeństwo.
Dane administratora
W sprawach związanych z ochroną Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami na adres biuro@samtrening.com — w temacie wiadomości wpisz „RODO", żebyśmy mogli szybko przekierować zapytanie do właściwej osoby. Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie ciąży na nas obowiązek jego powołania zgodnie z art. 37 RODO.
02Jakie dane zbieramy
Zbieramy tylko te dane, które są nam naprawdę potrzebne do świadczenia usług i komunikacji z Tobą. Poniżej pełna lista — w zależności od tego, w jaki sposób korzystasz z naszych usług, możesz podać nam tylko część z nich.
Z formularzy kontaktowych i zapytań
- Imię — żebyśmy wiedzieli, jak się do Ciebie zwracać
- Adres email — do odpowiedzi na zapytanie
- Numer telefonu — jeśli wolisz kontakt telefoniczny
- Treść wiadomości — zawartość zapytania, preferencje dotyczące trenera, terminu, usługi
Od klientów platformy (app.samtrening.com)
- Dane identyfikacyjne — imię, nazwisko, email, telefon
- Dane treningowe — cele, historia treningów, pomiary ciała, postępy
- Dane zdrowotne istotne dla treningu — zgłoszone przez Ciebie kontuzje, przebyty poród, dolegliwości (zawsze z Twojej inicjatywy, nigdy wbrew woli)
- Dane rozliczeniowe — historia płatności, daty sesji
Od subskrybentów newslettera
- Adres email — jedyna wymagana dana
- Imię — opcjonalnie, jeśli chcesz otrzymywać personalizowane wiadomości
Automatycznie (podczas odwiedzania strony)
- Adres IP — z natury technicznej, zapisywany w logach serwera
- Informacje o przeglądarce i urządzeniu — typ przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu
- Dane z plików cookies — szczegóły w sekcji o ciasteczkach poniżej
- Dane analityczne — strony, które odwiedzasz, czas spędzony na stronie (jeśli wyrazisz zgodę)
Nigdy nie zbieramy
Numerów PESEL, numerów dowodów osobistych, numerów kart płatniczych (te przetwarza operator płatności), ani szczegółowych danych medycznych wykraczających poza to, co jest niezbędne do bezpiecznego prowadzenia treningu.
03Po co i na jakiej podstawie
RODO wymaga, żebyśmy jasno wskazali cel przetwarzania Twoich danych oraz podstawę prawną tego przetwarzania. Poniżej pełny rozpis — każde zastosowanie danych osobowych ma swój cel i swoją podstawę prawną (z art. 6 ust. 1 RODO).
Odpowiedź na zapytanie kontaktowe
Kiedy wypełniasz formularz kontaktowy, dzwonisz lub piszesz email — używamy Twoich danych, żeby odpowiedzieć i ustalić szczegóły współpracy.
Realizacja umowy o świadczenie treningów
Prowadzenie sesji, układanie planu, monitorowanie postępów, rozliczanie — całość pracy z Tobą jako klientem.
Obsługa platformy app.samtrening.com
Logowanie, przechowywanie planu treningowego, chat z trenerem, pomiary ciała, historia sesji.
Wysyłka newslettera
Wysyłamy mailing dwa razy w miesiącu z nowościami blogowymi i poradami. Tylko po Twojej wyraźnej zgodzie — którą możesz wycofać w każdej chwili.
Wystawianie faktur i księgowość
Przechowywanie danych niezbędnych do rozliczeń podatkowych i księgowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi.
Analityka strony i ulepszanie usług
Anonimowe statystyki ruchu na stronie, liczba odwiedzin, najpopularniejsze treści. Używamy tych danych, żeby poprawiać stronę i bloga.
Obrona przed roszczeniami
W razie sporów lub reklamacji możemy przetwarzać Twoje dane do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń (standardowo 3–6 lat).
Legenda podstaw prawnych:
lit. a — zgoda osoby, której dane dotyczą
lit. b — niezbędność do wykonania umowy
lit. c — obowiązek prawny ciążący na administratorze
lit. f — prawnie uzasadniony interes administratora
04Komu przekazujemy dane
Twoje dane nie są nikomu sprzedawane ani udostępniane stronom trzecim w celach marketingowych. Korzystamy jednak z narzędzi i usług, które z natury wymagają dostępu do niektórych danych — oto pełna lista:
Dostawcy usług IT i technicznych
- Dostawca hostingu — serwer, na którym działa strona samtrening.com oraz platforma app.samtrening.com
- Dostawca usług mailingowych — narzędzie do wysyłki newslettera (np. MailerLite, Mailchimp)
- Operator płatności — obsługa płatności na platformie (np. Przelewy24, Stripe); dane karty nigdy nie trafiają do nas
Usługi analityczne i marketingowe
- Google Analytics / Google Maps — analityka strony oraz mapa lokalizacji studia; tylko jeśli wyrazisz zgodę w cookie bannerze
- Meta (Facebook, Instagram) — jeśli klikniesz nasze media społecznościowe, Meta może zbierać dane zgodnie ze swoją polityką
Podmioty, którym przekazujemy dane z mocy prawa
- Biuro rachunkowe — obsługa księgowości i faktur (na podstawie umowy powierzenia)
- Organy państwowe — tylko w przypadku zgodnych z prawem żądań (np. postanowienie sądu)
Przekazywanie danych poza EOG
Niektóre z używanych przez nas narzędzi (Google, Meta) mogą przekazywać dane do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. USA). Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji o adekwatności (np. EU–US Data Privacy Framework).
05Jak długo przechowujemy dane
Trzymamy dane tylko tyle, ile to niezbędne — a w wielu przypadkach nawet krócej, niż pozwala nam na to prawo. Poniżej konkretne okresy retencji:
- Zapytania kontaktowe bez dalszej współpracy — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, po czym usuwamy
- Dane klientów (historia treningów, rozliczeń) — przez cały okres współpracy plus 6 lat po jej zakończeniu (okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych)
- Dokumenty księgowe (faktury, umowy) — 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiliśmy dokument (obowiązek ustawy o rachunkowości)
- Subskrypcja newslettera — do momentu wypisania się (1 klik w każdym mailu) lub 24 miesięcy od ostatniego otwarcia maila
- Dane z cookies i analityki — do 26 miesięcy (standard Google Analytics) lub do wycofania zgody
- Logi serwera — do 12 miesięcy, wyłącznie w celach bezpieczeństwa IT
Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane — przestają być powiązane z Twoją osobą.
06Twoje prawa
RODO daje Ci konkretne, egzekwowalne prawa względem Twoich danych osobowych. Szanujemy je i ułatwiamy ich wykonanie — wystarczy wysłać mail na biuro@samtrening.com, a my odpowiemy w ciągu 30 dni (zwykle szybciej).
Dostęp do danych
Prawo do uzyskania kopii wszystkich danych, jakie o Tobie przechowujemy, oraz informacji o sposobie ich przetwarzania.
Sprostowanie
Prawo do poprawienia nieaktualnych lub niepoprawnych danych — np. zmiana numeru telefonu czy adresu email.
Usunięcie („prawo do bycia zapomnianym")
Prawo do żądania usunięcia danych — jeśli tylko nie istnieją nadrzędne podstawy do ich przechowywania (np. obowiązek księgowy).
Ograniczenie przetwarzania
Prawo do „zamrożenia" przetwarzania danych w konkretnych sytuacjach, np. gdy kwestionujesz ich prawidłowość.
Przenoszenie danych
Prawo do otrzymania kopii danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. JSON, CSV) i przekazania ich innemu administratorowi.
Sprzeciw
Prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w oparciu o nasz uzasadniony interes — np. analityki strony.
Wycofanie zgody
Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody (np. newsletter), możesz ją wycofać w każdej chwili — bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Skarga do UODO
Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że naruszyliśmy RODO.
Wykonanie Twoich praw jest bezpłatne. Jeśli żądanie jest oczywiście nieuzasadnione lub nadmierne (np. powtarzane wielokrotnie), możemy pobrać rozsądną opłatę lub odmówić realizacji — ale w praktyce się to u nas nie zdarza.
07Pliki cookies
Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki tekstowe zapisywane w Twojej przeglądarce podczas odwiedzania strony. Używamy ich, żeby strona działała poprawnie, zapamiętywała Twoje preferencje i żebyśmy wiedzieli, co działa, a co nie. Zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej z 12 lipca 2024 r., prosimy Cię o zgodę na cookies inne niż niezbędne — przy pierwszej wizycie pojawia się baner, w którym możesz je zaakceptować, odrzucić lub skonfigurować indywidualnie.
Jak zarządzać cookies
- W bannerze na stronie — możesz zmienić ustawienia w każdej chwili klikając „Ustawienia cookies" w stopce
- W ustawieniach przeglądarki — każda przeglądarka (Chrome, Safari, Firefox, Edge) pozwala zablokować, usunąć lub ograniczyć cookies
- Tryb incognito — cookies zapisane w sesji prywatnej są usuwane po jej zamknięciu
Zablokowanie cookies niezbędnych (technicznych) może uniemożliwić korzystanie z części strony — np. logowania na platformę app.samtrening.com. Cookies analityczne i marketingowe nie wpływają na działanie strony — spokojnie możesz je odrzucić.
08Jak chronimy Twoje dane
Bezpieczeństwo Twoich danych traktujemy poważnie. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, żeby zminimalizować ryzyko nieuprawnionego dostępu, utraty lub zniszczenia danych:
- Szyfrowanie połączenia (HTTPS/SSL) — cała strona i platforma działają wyłącznie przez bezpieczne połączenie
- Szyfrowanie haseł — hasła do platformy są przechowywane w formie zhashowanej, nie widzimy ich nawet my
- Kontrola dostępu — tylko upoważnione osoby z zespołu mają dostęp do danych klientów, wyłącznie w zakresie niezbędnym do pracy
- Umowy powierzenia — z każdym podmiotem, któremu przekazujemy dane (np. biuro rachunkowe, hosting), mamy podpisaną umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO
- Regularne kopie zapasowe — backupy są przechowywane w sposób zaszyfrowany
- Monitoring bezpieczeństwa — logowanie i monitorowanie prób nieautoryzowanego dostępu
W razie naruszenia ochrony danych, mogącego skutkować ryzykiem dla Twoich praw i wolności, powiadomimy Cię o tym bez zbędnej zwłoki, zgodnie z art. 34 RODO.
09Zmiany w polityce
Zastrzegamy sobie prawo do zmian w tej polityce, np. w związku z wprowadzeniem nowych usług, narzędzi lub zmianą przepisów prawa. O istotnych zmianach poinformujemy Cię poprzez:
- Baner na stronie — przez 14 dni od wprowadzenia zmiany
- Email — do subskrybentów newslettera oraz aktywnych klientów platformy
- Aktualizację numeru wersji i daty obowiązywania — u góry tej strony
Archiwalne wersje polityki prywatności udostępniamy na żądanie — napisz na biuro@samtrening.com, jeśli potrzebujesz wcześniejszej wersji dokumentu.
Wersja 3.0 — obowiązuje od 23 kwietnia 2026. Zastępuje poprzednie wersje polityki prywatności.
10Kontakt w sprawach RODO
Masz pytanie o to, jak przetwarzamy Twoje dane? Chcesz skorzystać z któregoś ze swoich praw? Napisz lub zadzwoń — odpowiadamy zwykle tego samego dnia roboczego.
W sprawach ochrony danych
Skarga do organu nadzorczego. Jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:
Prezes UODO
Zanim to zrobisz — spróbuj skontaktować się z nami. W 99% przypadków jesteśmy w stanie rozwiązać sprawę polubownie w ciągu kilku dni.